Un informe reciente de la Oficina del Auditor Legislativo de Minnesota señala que el sistema universitario estatal (Minnesota State) ha enfrentado graves problemas en su sistema de nóminas tras adoptar la plataforma de recursos humanos Workday, afectando a miles de empleados.
El equipo auditor analizó una muestra de 202 trabajadores y detectó errores en el cálculo salarial de 19 de ellos. En pruebas posteriores, los auditores identificaron a otros 38 empleados que recibieron pagos incorrectos. Además de las imprecisiones en los montos, el informe destaca problemas persistentes de retrasos en los pagos.
El sistema universitario de Minnesota es la cuarta institución de educación superior más grande de Estados Unidos, con 54 campus, cerca de 270.000 estudiantes y una plantilla de más de 14.200 empleados. Basándose en la tasa de error del 9% detectada en la auditoría, se estima que el número de trabajadores afectados podría ascender a 1.278.
Los fallos de integración, el principal problema
El sistema universitario inició en 2019 un plan de actualización de su ERP con el objetivo de reemplazar el obsoleto sistema ISRS. Sin embargo, durante la implementación, el equipo del proyecto descubrió que un único software no podía cubrir todas las necesidades funcionales. Finalmente, Workday no incluyó la función de cálculo de nóminas para el personal.
El informe de auditoría detalla que la universidad se vio obligada a gestionar los pagos mediante un sistema de "parches" que combinaba Workday, el antiguo sistema de nóminas y el sistema SEMA4. Los auditores señalaron que, si bien ya existían problemas de gestión antes de la llegada de Workday, la situación empeoró tras el lanzamiento debido a vulnerabilidades en la transferencia de datos entre el ISRS y la nueva plataforma.
Los costes del proyecto también se han disparado. El presupuesto inicial era de 151,1 millones de dólares, pero tras seleccionar Workday en 2020, la cifra aumentó a 242,7 millones. Para noviembre de 2024, debido a la ampliación del alcance, los retrasos y la necesidad de fondos de emergencia, el presupuesto total ha escalado hasta los 290,4 millones de dólares.
Actualmente, los módulos de recursos humanos y nóminas están operativos desde julio de 2024, mientras que la implementación completa del sistema de gestión estudiantil se ha pospuesto hasta el otoño de 2029. Hasta el momento, ni la universidad ni Workday han emitido una respuesta oficial ante las conclusiones de la auditoría.